An jeden Vertrag und jedem Mandanten bzw. Familie können Sie (als Datei  vorliegende) Dokumente anbinden.

 

Dokumente zum Vertrag (Konto, Wertpapier, Depot, Versicherungsvertrag, so. Vertrag): Register "Dokumente" im jeweiligen Dialog.

 

Dokumente für Mandanten (vertragsübergreifend): Dokumentenliste aufrufen über Übersicht > Dokumente.

Übersicht über alle Dokumente: Übersicht > Dokumente.

(Siehe auch Dokumentenliste)

 

Beispiele: Gescannte oder bereits als Datei (z.B. PDF-/Bild-/Word-/Excel-Datei) vorliegende

 

Vertragsdokumente:

Verträge          

Versicherungspolicen

Rechnungen

wichtige Briefe

Depotauszüge

(Kontoauszüge)

 

Kundendokumente:

Legitimationspapiere (Ausweis)

Vermögensaufstellungen

 

► Dokument einsehen, einscannen, hinzufügen, ändern, löschen:
In jedem Vertragsdialog gibt es das Register "Dokumente", in dem die Dokumente des Vertrages chonologisch aufgelistet werden.
In der Dokumentenliste (Übersicht > Dokumente) können Dokumente nur an Mandanten/Kunden, nicht jedoch an Verträge angebunden werden. Angezeigt werden hier jedoch alle Dokumente.

Tipp: Verknüpfen Sie nur wichtige Dokumente, die Sie vermutlich wieder einmal brauchen und etwas nachsehen möchten.
 

 

[wählen] Dokument wählen, das hinzugefügt werden  soll.
 

[scannen] Ab WinVista/Win7 kann direkt aus der Anwendung heraus der angeschlossene Scanner gestartet werden und das gescannte Bild bzw. PDF-Dokument hinzugefügt werden. Beim Betriebssystem Win XP ist dieser Button nicht sichtbar. I.d.R. kann jedoch immer nur eine Seite gescannt werden.

 

Sie können zwischen 2 Arten der Anbindung wählen:

 

o        Standard: (empfohlen)
Die gewählte Datei wird in das Datenverzeichnis der Anwendung kopiert, (soweit möglich) komprimiert und kennwortgeschützt.
Wenn Sie anschließend die Originaldatei löschen oder verschieben, hat dies keine Auswirkung auf die Anwendung. Bei der Datensicherung werden diese Dateien mitgesichert.

 

o        [x] nur verknüpfen:
Das Programm "merkt" sich nur den Speicherort der Originaldatei.
Nachteile: Wenn die Datei verschoben, umbenannt oder gelöscht wird, findet das Programm die Datei nicht mehr. Die Dateien werden im Rahmen einer Datensicherung nicht gesichert.
 

Über den Button [Textdokument erstellen] können Sie eine Textdatei über das im Betriebssystem normalerweise integrierte Textprogramm erstellen. Achtung, die Datei muss normal gespeichert werden und anschließend angebunden werden. Die Datei wird nicht automatisch angebunden!
 

► Dokument ändern: geändert werden kann die Bezeichnung, Art und Datum des Dokuments. Das Dokument selbst kann nicht geändert werden (Löschen und neu anlegen erforderlich).

 

Interna:

Die Dokumente werden nicht in die Datenbank eingelesen, sondern werden komprimiert (zip) und mit Kennwort versehen in ein eigenes Dokumentenverzeichnis kopiert. Bitte nehmen Sie im Dokumentenverzeichnis keine Änderungen vor, sonst stimmt die Datenbank nicht mehr mit dem Dokumentenverzeichnisinhalt überein.